La gestione documenti consente il trattamento di tutti i documenti da un unico punto. Dalla stessa videata infatti è possibile accedere sia ai documenti inerenti il ciclo attivo sia a quelli del ciclo passivo.
Nella "griglia", rappresentata nella figura sottostante, sono elencati tutti i documenti in ordine decrescente, a partire dal più recente. I documenti, al di là della tipologia riportata in seconda colonna, sono riconoscibili attraverso il colore del Totale Documento:rosso per le Fatture d'Acquisto,verdeper quelle di Vendita.
Di seguito alcune indicazioni su come utilizzare correttamente la griglia:
Filtri di visualizzazione
Grazie all'apposizione o alla cancellazione dei flag di queste caselle l'utente può procedere ad impostare dei filtri all'interno della griglia dei documenti presenti in piattaforma visualizzando esclusivamente le fatture di acquisto o di vendita.
L'apposizione del filtro "Archivio" permette invece di visualizzare all'interno della tabella dei documenti anche le fatture che erano state precedentemente archiviate. Queste fatture saranno riconoscibili per la presenza di un simbolo di cartella posto vicino alla colonna "Allegati".
Tramite questo tasto è possibileAggiungere un nuovo Documento. Le tipologie di Documenti previste sono: Fattura, Fattura Differita, Fattura Accompagnatoria, Autofattura per conto esonerato, Acconto/anticipo su fattura, Acconto/anticipo su parcella, Parcella, Nota di Credito, Nota di Debito e Autofattura per regolarizzazione.
Il tasto permette di aggiornare i dati visualizzati nella griglia forzando il caricamento dei dati rappresentati senza abbandonare la videata.
Gli stati previsti, rappresentati in prima colonna, sono:
Simbolo
Significato
Dettaglio
Bozza
Il documento è stato salvato ma non è ancora stato inviato al SDI. In questo stato è sempre modificabile.
In Firma
Firmato
Elaborato
Il documento è stato inviato al SDI. Essendo un processo composto da varie fasi, lo stato, rappresentato da questo simbolo, può assumere più significati. Il processo di invio non si può interrompere ma qualora dovesse andare in errore ed interrompersi è importante capire dove lo stesso si è fermato.
Inviato a
SDI
Il simbolo azzurro indica che il documento è stato inviato al SDI per il controllo formale di correttezza della fattura. Il SDI si riserva 5 giorni di tempo per valutare tale documento e procedere quindi con una consegna o uno scarto di tale fattura.
Ricevuto
Accettato PA
Decorrenza Termini PA
Il simbolo verde ha il significato che l'operazione è andata a buon fine. Il SDI ha accettato il documento e, nel caso di B2B, è stato recapitato al destinatario, nel caso di PA, è stato accettato dalla PA oppure c'è stata la decorrenza dei termini e il documento è tacitamente accettato.
Fattura emessa a soggetto privato
Questo simbolo verde ma triangolare avvisa l'operatore che la fattura corrispondente è stata inviata al SDI e questo l'ha accettata ma notifica una "Ricevuta di impossibilità di recapito" in quanto è stato indicato come indirizzo di destinazione "0000000". Tale codice viene solitamente utilizzato per i soggetti privati che non hanno un proprio Codice SDI o una PEC sulla quale ricevere tali fatture.
Sarà quindi onere dell'azienda inviare una copia di cortesia della fattura a tali soggetti.
Rifiuto PA
Il simbolo tringolare ma di colore giallo avvisa l'utente che tale fattura è stata scartata dall'ente di Pubblica Amministrazione a cui è stata inviata.
Scarto SDI
Il simbolo di colore rosso rappresenta che il documento non ha superato i controlli del SDI e quindi è stato scartato. Solo in questo caso è possibile correggere il documento ed inviarlo nuovamente. Per comprendere i motivi dello scarto consultare la guida in Visualizza Documento.
Il significato del simbolo si può leggere posizionandosi, per alcuni secondi, sul simbolo stesso con il puntatore del mouse.
La riga dei filtri permette di ridurre/limitare i documenti rappresentati a video sulla base dei paramteri indicati in questa riga.
Alcuni esempi:
E' possibile, posizionandosi sulla colonna Data Documento e cliccando il simbolo della lente d'ingrandimento, filtrare i documenti in uno specifico periodo Da Data.... A Data...,
E' possibile, posizionandosi sulla colonna Cliente/Fornitore e cliccando il simbolo della lente d'ingrandimento, filtrare i documenti di uno specifico Cliente o Fornitore.
E' possibile, posizionandosi sulla colonna di Stato e cliccando il simbolo della lente d'ingrandimento, filtrare i documenti che si trovano in un preciso stato.
In base alla risoluzione del video si può aumentare o ridurre il numero dei documenti rappresentati nella griglia. Le opzioni sono 6, 12, 20 documenti.
Essendo la rapppresentazione dell'elenco dei documenti suddivisa per pagine, per spostarsi da una pagina all'altra è sufficiente selezionare il numero di pagina che si intende visualizzare.
Cliccando su questo menu a tendina l'utente può scegliere di effettuare una vasta gamma di operazioni. Per maggiori informazioni guardare la sezione Menù Azioni.
